Как повысить эффективность

Важно не просто много работать, но еще и делать это эффективно. Есть множество методик, позволяющих улучшить качество труда. Но люди обычно настолько загружены своими делами, что не пользуются такими правилами. У нас банально не хватает времени на оптимизацию своей работы.

Правду сказать, внедрение действительно полезных навыков может занять несколько месяцев. Для победы над ленью придется поработать и над собой. Тем же, кому не хватает силы воли и нужны поддержка извне, помогут наши советы. С их помощью можно быстро улучшить эффективность своего труда.

Намечать по три главные задачи на день, неделю и месяц. Свою неделю стоит начинать с вопроса, какие бы вещи к пятнице вы хотели увидеть выполненными. Это может быть готовая презентация, преодоленная бегом дистанция, поход с ребенком в цирк. И в начале каждого дня стоит формулировать такой же вопрос. Лучше всего, если дневные цели будут коррелироваться с недельными. В пятницу надо проанализировать все сделанное за неделю, подумать, как шли дела в разных сферах. Так можно будет выделить три наиболее успешных направления и еще три проблемных. В следующий понедельник, составляя недельный план, это стоит уже учитывать. Аналогичный подход понадобится и при планировании своего месяца и года. Так можно будет сосредоточиться на цели, а не на путях к ней. Планирование сделает подход к делу гибким, при этом постоянно в поле зрения будут приоритеты.

Визуализировать планы. Для многих работа с долгосрочными планами ограничивается занесением их в таблицу в Excel. Но планы можно не только записывать, но еще и рисовать, при этом не обязательно на бумаге. Холстом вполне может выступить наше воображение. Этот феномен объяснить непросто, но о нем написаны сотни книг. Считается, что наш мозг не может отделить реальное событие от предполагаемого. Если периодически думать о желаемом (новая должность, путешествие, дорогая покупка), то подсознательно сформируется желание это сделать. И после запуска такого процесса мозг сам начинает активно придумывать пути решения. Надо начинать каждый свой день с яркой визуализации чего-то хорошего. Не стоит забывать и о глобальных планах. Мало думать о цели построить свой дом, надо еще и заранее представлять его в деталях. Так все случится намного быстрее.

Перестать раскачиваться. Наш рабочий день начинается с того, что на компьютере мы читаем новости, ленту друзей в социальной сети, выпиваем чашку чая или кофе, болтаем с коллегами. Раскачиваться можно до обеда, после чего эффективность работы неминуемо начинает снижаться. А во время отпуска все происходит ровно наоборот. Какое-то время люди продолжают по инерции возвращаться к делам, проверять почту, куда-то звонить. Полноценно расслабиться так же сложно, как и начать работать. Стоит сформировать у себя условный рефлекс, действуя по методу знаменитого профессора Павлова. Между определенным уникальным действием и началом активной работы надо создать ассоциативную связь. Пусть будет некое событие, связанное исключительно с началом работы и ничем другим. На эту роль чашка кофе не подходит, мы все же выпиваем этот напиток чаще одного раза в день и не только утром. Хорошо подходит на эту роль некая мелодия, которую можно прослушивать в наушниках перед приходом в офис. Мозг уже понял, что после того, как музыка отзвучит, надо начинать интенсивно трудиться. Реагируя на сигнал, ум настраивает нас на рабочий ритм.

Медитировать. Важно не только быстро втягиваться в работу, но и уметь быстро отключаться от нее. Можно даже в середине рабочего дня суметь отдохнуть за 20 минут. А поможет в этом медитация. К этому инструменту многие не решаются прибегать, считая это сложной восточной практикой. Разве есть для нее место в жизни обычных людей, да еще на работе? В реальности все не так плохо. Программа Headspace поможет освоить медитацию всего за месяц при условии ежедневной практики. Вскоре расслабляться можно будет где угодно: в машине, на скамейке в парке, в офисе. Всего 15-20 минут требуется на восстановление своих сил. Это поможет придать рабочему дню «второе дыхание». Медитация поможет сконцентрироваться, быстрее войти в курс дела. Так повысится качество работы. Доктора говорят, что с помощью медитации можно избавиться от стресса, улучшить сон и настроение. Если мыслить более глубокими категориями, то такая практика поможет привести мысли в соответствие с реальностью.

Съедать ежедневно по одной «лягушке». Не стоит пугаться, речь идет не об ужасном кулинарном опыте. «Лягушками» в методиках по эффективности называют список самых нелюбимых дел. Например, никто не любит отчитываться перед начальником, убирать дома, мыть посуду. Всегда есть такие задачи, которые приходится решать против своей воли. Их и называют «лягушками». Обычно мы откладываем эти дела «на потом». В итоге нам начинает звонить начальник со срочным требованием отчета. И тут уже не до продуктивного подхода. Есть только один способ борьбы с «лягушками» и снижения негатива от необходимости делать это. Надо в начале каждого рабочего дня съедать по одной «лягушке». Постепенно это войдет в привычку, уйдут мучения, связанные с необходимостью выполнять неприятную работу. Да и сама она быстро будет сделана, высвободив время для более комфортных занятий.

Отключать раздражители. С каждым из нас бывала ситуация, когда из-за чтения почты или сообщений в мобильном телефоне мы пропускали важные мысли. Бывает и так, что при работе над важной задачей, вдруг поступает телефонный звонок и происходит переключение на что-то совсем другое. Но было ли это действительно важным, требуя нашей немедленной реакции? Мозг действительно нужно порой тренировать, переключая его с одной задачи на другую. Но это требуется не всегда. Чаще всего просто не удается правильно организовывать наш рабочий процесс, концентрируясь на важном. Мы постоянно на что-то отвлекаемся. Повысить продуктивность можно, если установить себе простое правило: сразу после получения не отвечать на е-мейлы, сообщения в мессенджере, телефонные звонки. Надо научить себя игнорировать их. Несрочные звонки и дела можно отложить на потом, в специальную папку. И один-два раза в день ее разбирать. Если же работа связана с такими сообщениями, то можно делать это и чаще, до четырех раз в день. Надо настроить свою почту и телефон так, чтобы проходили действительно важные звонки и сообщения. Любому, не являющемуся сотрудником колл-центра, удастся с помощью такого подхода улучшить качество своей работы.

Концентрироваться на «помидорах». Методика под названием «Pomodoro» позволяет сконцентрироваться и управлять своим временем. Говорят, что название ей дала форма таймера, которым пользовался автор. Суть методики простая: после 25 минут работы надо давать себе 3-5 минут на отдых. Каждый четвертый интервал работы должен сменяться паузой в 15-30 минут. С помощью такой техники можно сконцентрироваться на решении определенной задачи, решив ее намного быстрее и без перегрузки внутренних сил. Надо сперва составить список главных задач на день, тех самых «помидоров», а потом в каждый интервал времени работать над одним из них, непременно отдыхая. Такой подход отлично подойдет тем, у кого задачи не особенно большие. Это могут быть программисты, работающие над блоками, или бухгалтера, составляющие отчеты. Можно группировать мелкие задачи в один блок, например, отвечать на все накопившиеся короткие почтовые сообщения. Важно правильно понимать, что представляет собой тот самый отдых. Он должен принципиально отличаться от работы. Если человек сидит за компьютером, то паузу нельзя тратить на социальные сети или игры. Надо встать и заняться чем-то другим - прогуляться, позвонить родным, сделать зарядку. Уже после этого можно приступать к очередному «помидору».

Работать со «списком единорога». Есть популярная методика запоминания информации, благодаря которой в голове можно удержать все необходимое, вовремя вспоминая, что надо. Первоначально надо составить пару-тройку базовых списков из десяти-двадцати пунктов каждый. «Список Единорога» получил свое название, благодаря первому пункту, который и необходимо запомнить. Каждый последующий элемент списка связан с определенным числом от 1 до 10. Единорог - единица, один рог. Далее следует розетка с двумя дырками, трехколесный велосипед и так далее. Второй список можно построить, используя разные части тела, рассматривая их сверху вниз. Определившись со списками, надо взять требуемый объем информации, разбить на части и каждый кусок проассоциировать с соответствующим элементом в списке, обязательно добавив визуализацию. Такой подход удобен в ходе подготовки к выступлению. Каждый тезис можно связать с определенным объектом в списке единорога. Доказано, что зрительные образцы мозг запоминает лучше, чем слова. Так удастся лучше сохранить информацию.

Использовать B-Alert. Речь идет о еще одной простой и эффективной системе повышения личной эффективности. В этой аббревиатуре каждая буква обозначает определенное действие, которое надо выполнять ежедневно. B(lueprint) - план, подразумевающий фиксацию вечером того, что надо будет сделать в следующий день. A(ction) - действия, которые надо последовательно выполнять. L(earning) - обучение. Хотя бы один раз в день надо узнавать для себя что-то новое. Это может быть интересная статья, прослушанная аудиокнига, просмотренное видео. При этом не надо тратить время на длительные многочасовые лекции. Развиваться можно, находясь в вагоне метро, стоя в пробке. E(xercise) - упражнения. Речь идет о любых физических нагрузках. Это может быть или зарядка с утра, или занятия в спортзале. R(est) или R(elax) - отдых на протяжении дня. Надо оставлять себе время на прогулки, медитации или просто расслабления в паузы от работы. T(hinking) - осмысление результатов дня. На этом этапе надо также визуализировать будущее, строить долгосрочные планы. В эту систему можно добавлять и другие буквы, означающие то, что важно вас. Это может быть L(aughing) - смех или G(ratitude) - чувство благодарности.

Анализ прошедшего дня. По окончании любого рабочего дня надо выделять 5-10 минут своего времени на анализ всего сделанного. Стоит оценить и то задуманное, на что не хватило времени. Нужно подвести итоги, насколько хорошо получилась работа. Порой кажется, что приоритеты расставлены правильно и задачи решаются, но почему-то часть дел остается нетронутыми. Ближайшее же рассмотрение покажет, что причина кроется не в неправильном достижении целей, а в сторонних обстоятельствах. Это может быть срочный звонок начальника и переключение на другую работу. Очевидно, что форс-мажор в плане предусмотрен не был, в будущем стоит учитывать это. Иными словами, в конце дня надо здраво подумать о том, верно ли были направлены усилия, правильно ли было все спланировано и оптимально ли решались задачи. Необходимо отмечать, если все действительно было сделано хорошо, хваля себя за это. Но и забывать об оптимизации нельзя - всегда есть, что улучшать.