Электронный документооборот

Информационные технологии прочно проникают во все сферы бизнеса. Порой это происходит так быстро, что понять необходимость внедрения новинок непросто. Что-то подобное происходит и с системой электронного документооборота (СЭД). С самого момента появления она стала обрастать многочисленными мифами.

Мыслимое ли дело - исчезают привычные папки и кипы бумаг, а вся информация “растворяется” в компьютерах. Некоторые мифы исчезают, а другие появляются. Приходится заказчику такого решения постоянно искать и сверять информацию, оценивая выгоду от внедрения. С помощью этой статьи будут развенчаны самые главные заблуждения о системах электронного документооборота.

Электронный документооборот - простая автоматизация канцелярии

Считается, что такая система может упорядочить входящие и исходящие документы. И хотя электронный документооборот уже достаточно распространен на нашем рынке, такое утверждение довольно популярно. Канцелярия - всего лишь одна из форм организации документооборота, традиционная в нашей практике. Фактически, электронный документооборот уже и так присутствует в нашей жизни. Как только мы по почте пересылаем документ, созданный в Word, или получаем его, это уже говорит о факте работы такой системы. В наших реалиях дело канцелярии - тотально централизовывать прохождение и учет всех официальных документов, контролировать исполнение выданных руководителем поручений. Но предприятие работает не только с официальными документами. В любой компании еще до их создания ходят и действуют и неофициальные бумаги. Потоки их хождения куда сложнее и шире. В нашем мире практически вся информация существует в электронном виде. Внедренная СЭД должна наладить управление всеми документами, не только проходящими через канцелярию. Ошибочно будет для каждой разновидности документов создавать свою систему. Пусть лучше одна глобальная СЭД решает задачу комплексно.

СЭД сможет избавить компанию от внутреннего хаоса

Ошибочно считать, что сама по себе такая СЭД устранит организационный бардак, присутствующий в компании. Но эти проблемы так не решаются. В случае бардака внутри компании главным будет навести организационный прядок, СЭД в таком случае станет одним из инструментов. Если ее начать внедрять туда, где отсутствует внутреннее взаимодействие, где не разделены зоны ответственности и не работают бизнес-процессы, то результата не будет. Тем, кто принимает решение о внедрении СЭД, надо понимать, что даст этот проект в текущей ситуации.

Электронный документ будет эффективным

Пик этого мифа уже прошел. Сегодня все чаще заказчики понимают, что это не так. Но многие продолжают верить в магию электронного документооборота. На его эффективность влияет немало факторов, мало просто наладить хождение документов через электронные каналы связи. Перед внедрением стоит подумать: были ли осмыслены предыдущие практики, унифицированы и учтены действующие процедуры, прошел ли реинжиниринг. Стоит учесть, кто и в каком режиме будет пользоваться системой, будет ли с ней работать начальство или же взаимодействие ляжет на их помощников. Такие нюансы необходимо оговаривать при внедрении. Если при переходе вместе с СЭД будут проведены реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов, то результат окажется максимально эффективным.

Лучшее решение основывается на выборе лидеров рынка

Кажется так просто выбрать то, чем уже пользуются лидеры. Это выглядит логичным, порой серьезно влияя на предпочтение заказчиков. На самом деле рынок и его потребности постоянно меняются. Сейчас актуальными являются решения, разработанные 4-5 лет назад. Срок присутствия на рынке и накопленный за это время опыт позволяет реализовывать проекты практически любого масштаба. Популярные же СЭД, которыми пользуются лидеры, завоевывали рынок раньше. В те годы были актуальными совсем другие принципы. Теперь же стоит обратить внимание на новые решения, пусть даже число внедрений у них и меньше, чем у лидеров. Они намного более технологичны и сохранят свою актуальность еще 5-7 лет.

Лучше выбирать западные системы - они более гибкие и функциональные

Этот миф появился неспроста. Исторически отечественные решения уступали западным. Но наши комплексы все же больше были ориентированы на российскую специфику, учитывая особенные требования компаний. В настоящее время появились и отечественные решения, которые превосходят зарубежные. Эти платформы и мощные, и гибкие. Преимуществом стоит считать присутствие модулей, ориентированных на автоматизацию процессов с российской спецификой. Да и стоят такие комплексы меньше зарубежных аналогов, а поддержка и дополнительные сервисы намного доступнее.

СЭД нужны только организациям с четким регламентом и описанными бизнес-процессами

Как уже было сказано, бардак в организации делает бессмысленным внедрение электронного документооборота. Но иногда вовсе не обязательно, чтобы все было правильно и четко описано. Все больше компаний используют гибкие методики управления, применяя адаптивный кейс-менеджмент. В таких случаях СЭД вынуждены подстраиваться под них, меняя свою конфигурацию и принципы работы.

СЭД можно начинать активно использовать сразу же после внедрения

Объектом автоматизации являются процессы управления предприятием. Это не дает возможности относиться к системе документооборота, как к обычному проекту, завершающегося со сдачей в эксплуатацию. Все процессы управления постоянно меняются. Бывает и так, что в начале внедрения системы заказчик плохо представляет ее реальные возможности. Внедрение СЭД представляет собой цепочку из взаимосвязанных проектов, которые развивают автоматизацию, расширяют функционал системы и модернизируют ее. Обычно в инструментарий СЭД закладывают требования по возможности специфического изменения внедренных модулей и быстрой автоматизации новых процессов.

Внедрение СЭД целиком лежит на исполнителе

Неужели от заказчика при внедрении такой системы ничего не требуется? Так считают в небольших компаниях и там, где уровень информатизации низок и подобные проекты в новинку. Внедрение СЭД всегда подразумевает изменение внутренних сложившихся в компании порядков и режима ее работы. Если же коллектив не готов к этому и отсутствует мотивация к новым свершениям, то эффект будет нулевым или даже обратным. Но разработчики отмечают, что в последнее время заказчики стали уже более опытными, понимая и свою роль.

Для малого бизнеса качественные СЭД не нужны

Чаще всего владельцы небольших предприятий полагают, что им для работы вполне хватит пакетов 1С и MS Office. Если в компании работает всего 10 человек, то учет и регистрацию документов можно вести и в Excel, хранить их в облаке, а обмениваться письмами с помощью Outlook. Есть много простых и порой бесплатных облачных решений - это Google Apps, Microsoft Office 365. Такая система в определенных условиях может оказаться понятной, но надо задаться вопросом, какие вообще стоят перед взаимодействием малого бизнеса и IT. Да и вообще, что может считаться малым бизнесом? Если исключить микробизнес с его специфическим документооборотом, то польза электронных систем все же есть. Правда, масштабы предприятия не дадут ощутить ее так наглядно, как в случае со средним или крупным бизнесом. Не все функции и нужны. Например, малый бизнес вполне может отказаться от контроля входящей корреспонденции, контроля за исполнением поручений, автоматизацией процедур согласования документов. Небольшой группе людей проще сесть вместе и решить все проблемы. Но единая рабочая информационная среда все же нужна, в ней можно качественно структурировать информацию, осуществлять в ней поиск, сделать быстрый доступ к нужным документам и шаблонам. Это будет актуально и в малом бизнесе. Если владелец планирует развитие своего предприятия, то ему надо думать и об отладке внутренних коммуникаций и бизнес-процессов. В таком случае вопрос внедрения электронного документооборота рано или поздно станет актуальным.

Мобильные системы электронного документооборота небезопасны

На самом деле такие решения в безопасности не уступают другим корпоративным приложениям с мобильным доступом. Угроза кроется не в самой мобильной СЭД, а в ее конкретной реализации, игнорировании персоналом заказчика политик IT-безопасности. Разработчики разнообразят способы доступа к информации. В данном вопросе многое зависит от самой компании и используемых ею технологий защиты своих данных. Речь идет и о технических мерах, и об организационных. Если этому вопросу уделено внимание, то мобильные СЭД будут безопасны. А в современных реалиях без них порой не обойтись. Развенчивает этот миф хотя бы тот факт, что в крупных компаниях, в том числе финансовых и управленческих, мобильные СЭД активно используются топ-менеджерами.

Нет законодательной базы для внедрения ЭЦП

Фактически законодательная база для внедрения таких решений уже существует. Никто не мешает предприятиям отказываться от традиционного документооборота в пользу безбумажного. Правда, существует все же небольшой оговоренный перечень, который трогать нельзя. Это, прежде всего, кадровое делопроизводство. И проблема не в том, что нет законов и актов, а в том, что само предприятие не создало внутренние нормативы по легализации электронных подписей. Это и мешает перейти на безбумажное хождение документов.

Внедрение СЭД слишком долгое

Когда-то это утверждение было вполне справедливо, но сегодня оно стало мифом. Раньше электронные системы строились по подобию существующих бумажных, использовались те же регламенты. Пользователи не могли быстро принять новые стандарты, интерфейсы были тяжелыми, приходилось дублировать бумажные и электронные документы, обучение занимало времени. А ведь стоит учесть еще предпроектное обследование, настройку системы, встраивание ее в существующую IT-инфраструктуру, установку приложений пользователю. Это действительно растягивало сроки. Однако ситуация уже изменилась. Современные решения имеют немало инструментов для ускорения внедрения. Есть набор уже готовых к использованию приложений, возможность постепенно наращивать функционал. Начать использовать электронный документооборот можно быстро и недорого, улучшая его до нужного уровня. Сам срок внедрения зависит от сложности, требований к оптимизации, объема доработок и кастомизации решения, числа пользователей. Если приходится интегрировать множество систем и перевести на использование СЭД десятки тысяч пользователей, то вполне нормальным сроком считается 2-3 года. А средний бизнес получает функционирующую систему в среднем за полгода.