Управление временем

Современная жизнь наполнена событиями, руководителям просто необходимо успевать сделать в течение дня несколько важных дел, встреч. Кому-то не хватает времени на личную жизнь, на отдых.

Эти проблемы сегодня призваны решить многочисленные курсы, семинары, пособия по тайм-менеджменту, которые учат верно и рационально планировать как один день, так и временной период.

Однако несмотря на нужность такой организации многие вовсе не воспринимают методы планирования времени, наделяя их мифами и ложными признаками. Попробуем в них разобраться.

Возможно научиться управлять временем

Это всего лишь красивые слова, применяемые для обозначения методики, главным все же является управлением самим собою. Часто для человека управление другими дается легче, чем самим собою. Ведь себе, любимому, так и хочется дать поблажку, простить ошибки, списать огрехи на внешние факторы. Поэтому для того, чтобы правильно организовать себе расписание и научиться в принципе планировать время, нужна высокая самодисциплина и самомотивация.

Чтобы успевать все сделать, необходимо лишь побольше усердия

Казалось бы, парадокс, ведь многие работают с большим усердием, но, тем не менее, все равно остаются постоянно занятыми, при этом количество дел совсем не уменьшается. На самом деле приложенное число усилий мало влияет на количество выполняемых задач. Если просто взвалить на себя кучу дел, то придется тяжело, а вот если упорядочить все дела и сосредоточиться сперва на самом важном, то и решать дела будет куда как проще.

Само по себе планирование занимает много времени

Многие недовольно замечают, что драгоценное время тратится на само планирование. Однако ситуацию можно сравнить с аварией, когда прорвана труба. В такой ситуации можно сосредоточиться на непрерывном вычерпывании воды, а можно оставить временно это занятие и первым делом перекрыть трубы. В планировании самым важным является видение того, какие задачи являются важными, а какими можно вовсе не заниматься. При минимальных затратах времени тайм-менеджмент может высвободить гораздо больше - стоит потратить 15 минут вечером для анализа прошедшего дня и 15 минут утром для уточнения грядущих планов и полтора-два часа высвободившегося времени у нас в карманах.

Управление временем предусматривает жесткое планирование дня

Обычно люди считают, что организация собственного времени означает расписывание по часам и минутам всех своих действий с последующим жесткой реализацией их в соответствии с составленным планом. Хотя надо полагать, что такого жесткого планирования в большинстве случаев и не требуется. Хотя непосредственно планирования и является важной составляющей тайм-менеджмента, но это не свидетельствует о необходимости жестко расписывать весь день. Тайм-менеджмент предусматривает методики гибкого планирования, в ходе которых намечается список того, что надо успеть сделать за день, а вот время выполнения дел и их порядок уже рассчитывается исходя из текущей ситуации. Таким образом, человек в текущий момент времени сам может гибко использовать свой график, не ломая его, а лишь меняя очередность событий.

Тайм-менеджмент предназначен для упорядоченных людей, любящих логику, а для творческих спонтанных личностей не подходит вовсе

Тайм-менеджмент нужен для людей различных типов, хотя и сложно сказать, сколько времени потребуется на написание новой главы книги или разработку новой конструкции, дизайна. Хотя работа и творческая, это не означает, что ее можно пускать на самотек. Ведь остаются важные деловые встречи с заказчиками для установления сроков и стоимости работ. Никто не норовит заключить творческих людей во временные рамки путем классического тайм-менеджмента с жестким планированием. Для таких людей применяются особые методы, учитывающие всю специфику. Так, временные рамки можно раздвинуть, ставя задачи не на короткий промежуток времени в 1-2 часа, а на более длительный. В этот же интервал можно поставить и другие задачи с тем, чтобы творческий человек, видя, что заходит в одном из направлений в тупик, мог переключиться на что-то другое и выполнить иную задачу в срок.

Тайм-менеджмент - это слишком сложно для обычного человека

Обычно люди пытаются применить навыки тайм-менеджмента из мимолетных сведений из прессы. Это приводит к тому, что человек уделяет слишком много времени непосредственно планированию, жестко вводя его в свою жизнь. А времени на личную жизнь и отдых совсем не остается. Такое планирование времени быстро оборачивается разочарованием. Тайм-менеджмент действительно становится сложным, если им заниматься неправильно. Поэтому основательный подход к планированию, использование его в правильном ключе позволит путем небольших усилий достичь результатов. Тайм-менеджмент говорит, что сложности появляются при попытках взвалить на себя много дел, а вот в случае правильного выбора задач все становится намного легче.

Тайм-менеджмент убивает естественность в жизни, ее спонтанность

Часто слышатся мысли о том, что запланированность действий является противоестественной спонтанности и хаотичности жизни, в чем и есть ее прелесть. Организацию же времени считают попыткой механизировать жизненные процессы. На самом же деле тайм-менеджмент довольно гибок, позволяя каждому лично определить плановость своей жизни и ее спонтанность. Обычно есть моменты, когда необходима организация и плановость, а есть моменты, когда можно снизить планку контроля и окунуться в непредсказуемость жизни.

Чтобы управлять временем, необходим планировщик

Многие полагаются на решение этого вопросы на внешние инструменты, полагаясь на ежедневники, электронные средства управления временем. Однако сам факт такого наличия помощника ни на шаг не приблизит Вас к организации собственного времени. Как только в голове созреет решение заняться этим, следует и начинать, не дожидаясь подарка в виде ежедневника к празднику. Пусть таким инструментом здесь и сейчас станет обычный блокнот. Со временем Вы сами подберете нужный и эффективный инструмент для решения задач.

Необходимо неукоснительно следовать составленному списку дел

Этот список также получил название to-do-list. На самом деле это обычное напоминание о том, что еще необходимо сделать. Этот список никогда не заканчивается, он постоянно растет изо дня в день. По сути, он представляет собой случайные намерения. Но в случае возникновения в жизни непредвиденных событий список сразу же становится неуместным, мы становимся неуверенными в себе, так как прежде полагались на to-do-list. Может даже показаться, что такой "сбой" свидетельствует о неэффективной работе тайм-менеджмента, который никак не учитывает хаотичность жизни. На самом деле тайм-менеджмент учит гибкости, о чем можно узнать на специализированных семинарах. Список дел является всего лишь помощником, но никак не основным средством планирования и управления временем.

Для работы должен быть отдельный список дел, а для домашних и личных - отдельный

Тайм-менеджмент учит тому, что список принципиально должен быть единым. Ведь Вы - один человек, обладающий одной цельной жизнью, в которой есть место разным делам, пусть даже и одновременно. Так что ведите в едином списке и рабочие дела, и личные, и домашние.

Чем больше в список включить задач, тем больше и получится их осуществить

Это типичная ошибка новичков в планировании. Если физически Вы не сможете осуществить все эти задачи, то никакая самоорганизация уже не поможет. На подсознательном уровне Вы будете осознавать, что такое число планов просто нереально, будете подсознательно отодвигать их, противиться их выполнению.

Для более эффективного планирования времени следует использовать мультизадачность

Привычка делать сразу несколько дел сразу довольно перспективна, но является все же опасной. Проблемой может стать рассеивание сил и внимание на второстепенные задачи. Поэтому иногда все же стоит сосредоточиться на самом важном, оставив другие задачи за границами внимания.

Больше всего времени забирают звонки и непрошенные посетители

Действительно, ненужные звонки, непрошенные визитеры являются ворами нашего времени, однако следует все же помнить, что главные воры - это мы сами. Именно мы сами главные враги, которые мешают сказать "нет", когда это необходимо, мешают отдать часть полномочий и контроля. Неудачи ставят нас в тупик, заставляя отступиться, сложные задачи откладываем "на потом" именно мы сами, мы же ленимся, отвлекаемся и так далее. Победив этого внутреннего противника, внешние станут не такими уж и страшными.

Время - деньги. Эта формула является классической, однако необходимо понять, что время гораздо ценнее, чем какие-то деньги, ведь время - это сама жизнь

Кто из нас знает, сколько ему отпущено? Мы имеем множество путей заработать больше денег, но вот купить в волшебном магазине себе больше времени возможностей нет. Давайте же его ценить по-настоящему!